Digitale administratie neemt met het jaar toe, waardoor veel ondernemers zich afvragen of deze manier van boekhouden verplicht is. De reden van de vraag komt voort uit de snelle opmars van technologieën die administratieve werkzaamheden doen digitaliseren. Daarnaast zijn er steeds meer overheidsinstanties, die de digitalisering bevorderen. Denk bijvoorbeeld aan de jaarlijkse belastingaangifte. Een administratiekantoor in Rotterdam is een van de boekhoudkantoren die innovatief bezig zijn met de digitalisering van boekhoudkundige taken. In dit artikel bespreken we samen met hen wat de huidige stand van zaken is omtrent verplichtingen en de voordelen.

Aangifte belastingsdienst

Hoewel het niet wettelijk verplicht is voor bedrijven om volledig over te stappen naar digitale boekhouding, zijn er wel een aantal regels. Ondernemers worden in bepaalde onderdelen van de administratie verplicht deze digitaal te verwerken. Een voorbeeld hiervan is de Btw-aangifte. De belastingdienst in Nederland eist dat ondernemers hun aangifte digitaal indienen. De reden hiervan is een efficiëntere verwerking en het minimaliseren van fouten.

Hierdoor zijn ondernemers dus deels verplicht om de administratie digitaal te verwerken door te voldoen aan bepaalde eisen.

Daarnaast zijn salaris aangiften en inkomstenbelasting inmiddels ook al geautomatiseerd waardoor je niet ontkomt deze digitaal te moeten verwerken via online portals of software.

Verplichte bewaartermijn

Een interessante overweging bij digitale boekhouding, is de verplichte bewaartermijn. Hoewel het niet verplicht is om de administratieve documenten digitaal te bewaren, kiezen veel bedrijven dit wel te doen. De belastingdienst vereist dat alle financiële gegevens minimaal zeven jaar moeten worden bewaard. Dit geldt ook bij digitale administratie. Door digitale archivering, kan het makkelijker voldoen aan de wettelijke eisen omdat de gegevens makkelijk in de cloud worden opgeslagen en toegankelijk blijven. Daarbij is papieren administratie vatbaarder voor fysieke schade door water of brand. Hoewel het dus niet verplicht is het digitaal te bewaren, wordt het voor gemak en overzicht wel vaker gekozen.

Toekomstige verplichtingen

Ook al is digitale boekhouding nog niet verplicht, er zijn duidelijke aanwijzingen dat de overheid dit wel verder wil aanmoedigen. De Nederlandse overheid stimuleert namelijk het gebruik van e-facturatie via het peppol-netwerk voor overheidsopdrachten (de Btw-aangifte bijvoorbeeld). Dit laat daarom ook zien dat de trend richting digitalisering steeds populairder wordt, wat mogelijk kan leiden tot een volledige verplichting.

Nu al overschakelen?

Ondanks dat digitale administratie niet verplicht is, zijn er wel veel redenen als ondernemer om hier toch naar over te stappen. Met digitale boekhouding heb je overal toegang tot je financiële gegevens, bespaar je tijd en is de kans op fouten aanzienlijk minder. Door als ondernemer nu al te investeren in digitale oplossingen van de administratie, ben je voorbereid op de mogelijke toekomstige verplichtingen.